Konzistentné konanie

Konzistentné konanie je jeden z ukazovateľov použitých pre hodnotenie zadávateľov verejných zákaziek zIndex.

Ukazovateľ Konzistentné konanie penalizuje zadávateľa za správanie, ktoré mrhá nákladmi spojenými s prípravou ponúk a je znakom zle pripravenej zákazky alebo nekonzistentného rozhodovanie zadávateľa. Konkrétne ide o:

• Zákazky vypísané a nevysúťažené (situácie, kedy sú zverejnené oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, ale chýba oznámenie o zadaní alebo zrušení zákazky),
• Zrušené zákazky,
• Zmeny vo vypísaných zákazkách.

Zároveň ukazovateľ postihuje zadávateľa, ktorý predložené ponuky vyhodnocuje nadmerne dlho a tým drží dodávateľov v neistote, čím na ich strane môžu vznikať dodatočné náklady.

Zadávateľ, ktorý často ruší a opravuje obstarávania, plytvá svojimi prostriedkami, aj prostriedkami uchádzačov. Znižuje takýmto správaním vlastnú dôveryhodnosť, aj motiváciu firiem zúčastniť sa v budúcnosti jeho tendrov. Príprava ponuky je nákladná záležitosť a tieto náklady sa často premietajú do výslednej ceny - nesie ich v konečnom dôsledku aj zadávateľ. Príručky dobrej praxe zdôrazňujú potrebu maximálne možnej otvorenosti a predvídateľnosti v investičnom pláne tak, aby sa všetci potenciálni uchádzači mohli na výberové konanie riadne pripraviť. Pokiaľ sa ale zákazka zruší, boli prípravy uchádzača zbytočné a znižuje sa pravdepodobnosť účasti uchádzača v nadväzujúcich zákazkách. Podľa štúdie pre EK skúmajúcej náklady na verejné obstarávanie trvá uchádzačovi príprava ponuky v priemere 15 dní práce (táto hodnota sa však mení podľa odboru a rozsahu zákazky). Rovnaký objem práce je podľa štúdie v priemere potrebný na prípravu súťažných podkladov na strane zadávateľa. Zrušenie zákazky so štyrmi uchádzačmi teda prináša celkové náklady cca 75 pracovných dní (15 pre zadávateľa a 15 pre každého zo štyroch uchádzačov).

V rozpore s dobrou praxou je aj nadmerné množstvo zmien v špecifikáciách zákazky (merané počtom opravných formulárov v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania), ktoré ukazujú na chyby v pôvodných súťažných podkladoch a predlžujú celé výberové konanie. Ak je zadávateľ nútený súťažné podklady niekoľkokrát upravovať, často tak robí na základe pripomienok potenciálnych uchádzačov, čo indikuje nejasnosti v pôvodných podkladoch. Zadávateľ by v takýchto situáciách mal využiť vhodné postupy, napr. súťažný dialóg a rokovacie konanie s uverejnením.

Avšak ak obstarávateľ v špecifikáciách urobí zásadnú chybu, je nutné ju opraviť (a primerane predĺžiť lehotu na predkladanie ponúk). Ukazovateľ preto zadávateľa významne penalizuje až pri vyššom počte opráv.

Najmä pre malé a stredné podniky (MSP) je kľúčové mať dostatok času na prípravu ponuky (Kódex dobrej praxe pre uľahčenie prístupu MSP do VZ), čo môže je výrazne sťažené, ak zadávateľ robí opravy v zadaní zákazky a nepredĺži dostatočne lehotu na predloženie ponúk. Takéto správanie môže viesť aj k situácii, kedy uchádzači už prestanú mať o zákazku záujem.

Ukazovateľ Konzistentné konanie vytvárame na základe všetkých Oznámení o vyhlásení verejného obstarávania získaných z Vestníka. Súčasne pre posúdenie dĺžky vyhodnocovania súťaže meriame dobu, ktorá uplynula od dátumu predloženia ponúk (pričom pracujeme s posledným platným údajom, či už sa nachádza v originálnom oznámení o vyhlásení, alebo v následných opravných formulároch) až do uzatvorenia zmluvy.

Každé vyhlásenej zákazke potom pridelíme nasledujúci počet bodov:

• 1, ak bol použitý maximálne jeden opravný formulár,
• 0.75 za dve opravy,
• 0.5 za tri opravy alebo v prípade, že zadávateľ vyhodnocoval súťaž dlhšie ako 90 dní,
• 0 za štyri a viac opráv alebo v prípade, keď obstarávateľ zákazku zrušil, alebo len vypísal a nevysúťažil (teda je vo vestníku oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania, ale chýba oznámenie o zadaní alebo zrušení), prípadne aj v prípade, že zadávateľ vyhodnocoval súťaž dlhšie ako 180 dní.

Samotný ukazovateľ je potom priemer hodnotenia za všetky vypísané zákazky zadávateľa.

$$z_3 = \frac{\sum hodnotenie\:zákaziek}{počet\:zákaziek}$$

Ukazovateľ môže postihovať chyby, ktoré vznikli pred začiatkom referenčného obdobia - typicky pri príprave investičného zámeru či súťažných podkladov.

• Dôkladnú prípravou zákazky aj celej investície. Zákazku, ktorá je dobre pripravená, nie je spravidla potrebné ani opravovať ani rušiť.
• Prieskumom trhu. Zadávateľ musí vopred vedieť, ako sa zvyčajne nakupovaný predmet súťaží, aké informácie sú pre uchádzačov kľúčové pre podanie kvalifikovaných ponúk a akým spôsobom zvyčajne prebieha cenotvorba dodávateľov. Pokiaľ toto zadávateľ pozná a správne nastaví podmienky, nie je pravdepodobné, že by bolo potrebné súťažné podklady opravovať alebo súťaž rušiť. Informácie môže zadávateľ získať prieskumom trhu alebo prostredníctvom predbežných trhových konzultácií.
• Využívaním súťažného dialógu, súťaže návrhov alebo rokovacieho konania so zverejnením. V prípade, že zadávateľ nedokáže predmet zákazky dobre a úplne opísať a je tu riziko následných opráv alebo dokonca zrušenie celého verejného obstarávania, môže zadávateľ radšej použiť konania, v ktorom sami uchádzači prichádzajú s možným riešením zadávateľových potrieb.