Konzistentní jednání‏

Konzistentní jednání‏ je jeden z ukazatelů použitých pro hodnocení zadavatelů veřejných zakázek zIndex.

Ukazatel Konzistentní jednání‏ postihuje zadavatele za jednání, které marní náklady spojené s přípravou nabídek a je příznakem špatně připravené zakázky nebo nekonzistentního rozhodování zadavatele. Konkrétně se jedná o:

• zakázky vypsané a nevysoutěžené (situace, kdy ve Věstníku je zveřejněno oznámení o zakázce, ale chybí oznámení o zadání nebo zrušení zakázky),
• zrušené zakázky,
• změny ve vypsaných zakázkách.

Současně ukazatel také postihuje zadavatele, který podané nabídky vyhodnocuje nadměrně dlouho a tím udržuje dodavatele v nejistotě, čímž na jejich straně mohou vznikat dodatečné náklady.

Zadavatel, který často výběrová řízení ruší a opravuje, plýtvá prostředky svými i uchazečů. Snižuje takovým chováním vlastní důvěryhodnost i motivaci firem účastnit se nadále jeho tendrů. Příprava nabídky je typicky nákladná záležitost a tyto náklady se často promítají do výsledné ceny – nese je tedy v důsledku také zadavatel. Manuály dobré praxe zdůrazňují potřebu maximální možné otevřenosti a předvídatelnosti v investičním plánu tak, aby se všichni potenciální uchazeči mohli na výběrové řízení řádně připravit. Pokud se ale zakázka zruší, byly přípravy uchazeče zbytečné a snižuje se pravděpodobnost účasti uchazeče v navazujících zakázkách. Podle studie pro EK zkoumající náklady na veřejné zakázky trvá uchazeči příprava nabídky v průměru 15 dnů práce (tato hodnota se však silně různí dle oboru a rozsahu zakázky). Stejný objem práce je dle studie v průměru třeba na přípravu zadávací dokumentace na straně zadavatele. Zrušení zakázky se čtyřmi uchazeči tedy přináší celkové náklady řádově 75 pracovních dnů (15 pro zadavatele a 15 pro každého ze čtyř uchazečů).

V rozporu s dobrou praxí je i nadměrné množství změn v zadávacích podmínkách zakázky (měřeno počtem opravných formulářů v oznámení o zakázce), které ukazují na chyby v původní zadávací dokumentaci a prodlužují celé výběrové řízení. Pokud je zadavatele nucen zadávací dokumentaci několikrát upravovat, často tak činí na základě připomínek potenciálních uchazečů, což indikuje nejasnosti v původní zadávací dokumentaci a možná by se tedy zadavatel měl uchýlit k řízení vhodnějšímu pro takové případy, např. soutěžní dialog a jednací řízení s uveřejněním. Nicméně pokud zadavatel v zadávacích podmínkách nějakou zásadní chybu udělá, je nutné ji opravit (a přiměřeně prodloužit lhůtu pro podání nabídek). Ukazatel zadavatele významně penalizuje až při vyšším počtu oprav.

Zejména pro malé a střední podniky (MSP) je klíčové mít dostatek času na přípravu nabídky (Kodex dobré praxe pro usnadnění přístupu MSP do VZ), což může být vážný problém v případě, kdy zadavatel dělá opravy v zadání zakázky a neprodlouží dostatečně lhůtu pro podání nabídek. Takové chování může vést i k situaci, kdy uchazeči již přestanou mít o zakázku zájem a vycouvají.

Ukazatel Konzistentní jednání vytváříme na základě všech Oznámení o zakázce získaných z Věstníku. Současně pro účely posouzení délky vyhodnocování soutěže měříme dobu, která uplynula od data pro podání nabídek (přičemž pracujeme s posledním platným údajem, ať se nachází v originálním oznámení o zakázce, nebo v následných opravných formulářích) až do uzavření smlouvy. Každé vyhlášené zakázce poté přidělíme následující počet bodů:

• 1, pokud bylo použito maximálně jednoho opravného formuláře,
• 0.75 za dvě opravy,
• 0.5 za tři opravy nebo v případě, že zadavatel vyhodnocoval soutěž déle než 90 dní,
• 0 za čtyři a více oprav nebo v případě, kdy zadavatel zakázku zrušil, nebo pouze vypsal a nevysoutěžil (tedy když je ve věstníku zveřejněno oznámení o zakázce, ale chybí oznámení o zadání nebo zrušení zakázky), případně také v případě, že zadavatel vyhodnocoval soutěž déle než 180 dní.

Samotný ukazatel je pak průměr hodnocení za všechny vypsané zakázky zadavatele.

$$z_3 = \frac{\sum hodnocení\:zakázek}{počet\:zakázek}$$

Ukazatel může postihovat chyby, které vznikly před začátkem sledovaného období – typicky při přípravě investičního záměru či zadávací dokumentace.

• Důkladnou přípravou zakázky i celé investice. Zakázku, která je dobře připravena, není zpravidla třeba ani opravovat ani rušit.
• Průzkumem trhu. Zadavatel musí předem vědět, jak se obvykle nakupovaný předmět soutěží, jaké informace jsou pro uchazeče klíčové pro podání kvalifikované nabídky a jakým způsobem obvykle probíhá cenotvorba dodavatelů. Pokud toto zadavatel zná a nastaví dle toho správně zadávací podmínky, pak není pravděpodobné, že by bylo třeba zadávací podmínky opravovat nebo soutěž rušit. Informace může zadavatel získat průzkumem trhu či prostřednictvím předběžných tržních konzultací nad plánovaným projektem.
• Využíváním soutěžního dialogu, soutěže o návrh nebo jednacího řízení s uveřejněním. V případě, že zadavatel nedokáže předmět zakázky dobře a úplně popsat a je zde tedy riziko následných oprav zadávacích podmínek anebo dokonce zrušení celého zadávacího řízení, může zadavatel raději použít řízení, ve kterém sami uchazeči přicházejí s možným řešením zadavatelových potřeb.